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黑龙江中医药大学会议费管理办法

第一章 总则 

 第一条 为加强和规范我校会议费管理,保证会议费收支合规性与合理性,提高经费使用效益,根据《黑龙江省省直机关会议费管理办法》(黑财行〔201416号)等文件精神,按照精简高效、厉行节约的原则,结合我校实际,制定本管理办法。

    第二条 本管理办法所称会议是指使用学校统一核算的各类经费在境内举办的会议以及承担校外单位委托的会议,包括学校层面举办的会议和学校各部门举办的研讨会、座谈会、评审会等。不包括教职工参加的校外会议。 

第三条 学校召开的各类会议实行分类管理、分级审批、定点办会、经费包干使用的办法。

第四条 举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。严格控制会议数量和会期,压缩会议规模,建立健全会议审批管理制度。

第五条 会议费纳入部门预算,单独列示。严格执行会议费开支范围和标准,不得突破预算额度。

 

第二章 会议分类和规模要求 

    第六条 会议分类。

一类会议。是由省委、省人大、省政协召开的全省代表会议和各民主党派召开的全省换届会议。

二类会议。是以省委、省政府名义召开的,要求市、县主要负责同志参加的综合性工作会议(不含以省委、省政府名义召开的各部门会议)。

三类会议。是省委、省政府各委办厅局召开的,要求市、县有关单位负责同志参加的工作会议;省委、省人大、省政府、省政协、省纪委和各民主党派召开的法定例行会议。

四类会议。各单位召开的,要求市、县有关人员参加的专业性会议。

五类会议。是指除上述一、二、三、四类会议以外的其他业务性会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会等。

我校自行举办的各类会议参照四类会议和五类会议规模和标准执行,学校与其他单位联合举办或承办的会议参照以上各级规模和标准执行。

    第七条 各单位应严格控制会议规模。

(一)会议次数。各单位召开三类会议原则上每年不超过1次(法定例行会议按相关规定执行),四类会议原则上每年不超过2次。

(二)会议天数。一、二类会议会期,按批准的会议方案从严控制;三、四、五类会议会期均不得超过2天;传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间,一、二类会议合计不得超过2天,三、四、五类会议合计不得超过1天。

(三)会议人数。

一、二类会议参会人数,按批准的方案严格控制执行。

三类会议参会人员不得超过220人,其中,会议代表人数控制在每个市(地)2人、每个县(市)1人以内;工作人员控制在会议代表人数的10%以内。不请省级部门和市县主要负责同志、分管负责同志出席。法定例行会议参会人数按相关规定执行。

四类会议参会人员不得超过150人,其中,会议代表人数控制在每个市(地)、县(市)1人以内;工作人员控制在会议代表人数的5%以内。

五类会议参会人员视内容而定,一般不得超过50人。

我校举办的各类业务性会议的规模、参会人数和会期按照实际需要和内容可以突破以上规定标准,但须履行审批程序。

第八条 各部门召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

传达、布置类会议优先采取电视电话、网络视频会议方式召开。电视电话、网络视频会议的主会场和分会场应当控制规模,节约费用支出。

    第九条 不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。各类会议应到定点饭店召开,执行定点饭店协议价格。未纳入定点范围,价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心,可优先作为本单位或本系统会议场所。

无外地代表参加的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。

    第十条 召开会议原则上在所在地召开。因会议内容需要,必须到外地召开会议的,应在会议召开地定点饭店召开。禁止到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

 

第三章  会议费预算和审批管理 

第十一条 学校各部门 应将会议费纳入部门预算管理,应编制会议计划及资金预算。

第十二条 会议费实行分级管理,分类审批,审批程序如下:

会议经费来源

签 批 程 序

学校经费

会议组织部门负责人—主管校领导—校长

部门经费

会议组织部门负责人—主管校领导

个人负责的各类经费(科研经费等)

经费负责人—经费管理部门负责人

 

第四章  会议费开支范围、标准 

    第十三条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

交通费是指用于会议统一组织的代表接送站、考察、调研等发生的交通支出。

    第十四条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

一类会议。会议费标准另行制定。

    二类会议。综合定额标准490/人天,其中,住宿费310/人天、伙食费100/人天、其他费用80/人天。

三类会议。综合定额标准390/人天,其中,住宿费210/人天、伙食费100/人天、其他费用80/人天。

四、五类会议。综合定额标准320/人天,其中,住宿费170/人天、伙食费100/人天、其他费用50/人天。

综合定额标准是会议费开支的上限,应在综合定额标准以内安排会议。住宿会议代表可以按综合定额标准安排会议预算;非住宿会议代表按综合定额标准的35%安排会议预算。会议住宿用房以标准间为主,用餐安排自助餐或者工作餐。

驻地会议代表原则上不安排住宿和早、晚餐;工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。

 

第五章 会议费报销管理

第十五条 各部门应在会议费预算额度内安排会议开支,提报用款计划,经省财政厅审核后拨付。在电视电话、网络视频单位及定点饭店召开的会议,由省财政厅直接拨付给相关单位;其他费用支付按照国库集中支付和公务卡管理制度相关规定办理,以银行转账或公务卡方式结算。具备条件的,会议费应由财务部门直接结算,禁止以现金方式支付。

    第十六条 会议结束后应当及时办理报销手续。财务部门应严格按规定审核会议费开支,超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十七条 报销会议费应提供以下材料

(一)经批准的会议审批表(格式详见附件一);

(二)会议通知;

(三)会议效果说明;

(四)实际参会人员签到表(格式详见附件二);

(五)定点饭店或会议服务公司(不得由旅行社代开发票)提供的费用原始发票、明细单、电子结算单、合同等凭据。其中:

1.住宿费:原始发票、明细单(包含住宿人数、时间、标准)。

2.伙食费:原始发票、明细单(包含用餐人数、用餐次数、标准)。

3.会议场所租金:原始发票、委托协议或合同(会议举办地应符合相关定点饭店目录)。

4.交通费:原始发票、行程明细单等。

5.会议材料费:原始发票、领取人记录。

第十八条 用会议费支付的住宿费、伙食费和交通费,报销时不需附差旅费审批单和三公经费审批单。超过定额标准的部分如用会议费以外的其他经费支出,应附相应审批单。

 

 

第六章 其他规定

    第十九条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费,严禁用会议费购买电脑、打印机、复印机等办公设备。

应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐,一般安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果。

不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十条 会议组织者是举办会议的直接责任人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。对于弄虚作假如举办虚假会议、虚增会议支出、违规报销等违法违规行为,应按照有关规定严肃处理。

 

章 附则

第二十一条 本办法未尽事宜,上级部门有明确规定的从其规定。

第二十二条 本管理办法自发布之日起施行。

 

附件:1.黑龙江中医药大学会议费审批表

2.黑龙江中医药大学会议签到表


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